Inventarisierung mit NFC

Inventarisierung ist ein Prozess, mit dem sich jedes Unternehmen auseinandersetzen muss. Unter einem Inventar werden Bestandsaufnahmen verstanden, die von einem Unternehmen durch ein Verzeichnis dokumentiert werden müssen. Dies können materielle Güter sein, wie in etwa ein Schreibtischstuhl oder ein Computer - aber auch immaterielle Güter, wie beispielsweise Rechte und Dienstleistungen (z.B. Lizenzen im Rahmen eines Lizenzmanagements. Durch die Dokumentation des Ist-Bestandes wird es möglich am Ende eines Jahres den Wert des Inventars zu errechnen und abzuschätzen. Dadurch kann nachgewiesen werden, dass Schulden und Vermögensgegenstände tatsächlich existieren. Gemessen werden Vermögensgegenstände im Rahmen der Inventur durch Zählen, Messen oder Wiegen.

Die Verwaltung findet dabei je nach Organisation statt. Die Bereiche können sich - gemessen an der Größe des Unternehmens - in verschiedene Abteilungen aufteilen. Die Personalabteilung ist beispielsweise zuständig für die überlassenen Arbeitsmittel, die IT kümmert sich um die elektronische Datenverarbeitung - die EDV-Geräte. Die Buchhaltung sorgt für das Verwalten des Anlagevermägens und des Office Managements. Wie ein solcher Verwaltungsprozess aussehen kann und wie NFC bei der Inventarisierung helfen kann, wird im Folgenden erläutert.

Herausforderungen der Inventarisierung

Die Inventarisierung wird in der Regel manuell durchgeführt. Im ersten Schritt werden Räume und Gebäude des Unternehmens erfasst in denen die Inventargüter verortet sind. Dabei kann ein Raumplan oder einen Grundriss helfen, um eine Visualisierung vorzunehmen und das Vorgehen zu planen. Insbesondere bei großen Unternehmen kann so ein erster grober Überblick über den aktuellen Bestand gegeben werden. Die Erfassung der Inventargegenstände kann im nächsten Schritt mittels einer Tabelle erfolgen. Vordefinierte Eingabefelder für den Ort, die Gruppe oder nach Kategorie des jeweiligen Gegenstandes, können bei der Datensammlung eine Stütze sein. Wichtig ist es, eine Struktur beizubehalten, die keinen Raum für Datenverluste zulässt. Durch das Verwenden einer Tabelle lassen sich alle Bestandsgegenstände präzise beschreiben, um sie bei der Inventur anschließend optisch wiederzukennen und diese im Nachhinein händisch abhaken zu können. Dadurch wird es möglich auf die hinterlegten Bestandsaufnahmen sofort zurückzugreifen.

Eine große Herausforderung bei der Inventarisierung stellt jedoch die Aktualität des Verzeichnisses dar. Die erstellte Tabelle muss bei der Bestandsaufnahme immer wieder aktualisiert werden. Außerdem muss beim Überprüfen der Daten auf die dokumentierten Inventarisierungsgegenstände zurückgegriffen werden können. Eine eindeutige Zuordnung der einzelnen Gegenstände ist dabei essenziell. Dies gilt insbesondere bei Gegenständen, die von mehreren Mitarbeitern verwendet werden. Eine Lösung, um diese Herausforderung ohne zusätzliche Komplikationen zu meistern, ist es sich der NFC-Technologie zu bedienen.

Optimierung der Inventarisierungsprozesse durch NFC

NFC-Tags können sich als Helfer bei der Inventarisierung erweisen, da sie Seriennummern (UIDs enthalten. Verwendet man beispielsweise NFC-Tags in Form von Aufklebern, so wird es möglich Inventarisierungsgegenstände eindeutig zu kennzeichnen. Durch das Smartphone können die NFC-Tags anschließend schnell und einfach ausgelesen werden - ohne den Zusatz von anderen Geräten. Durch die Verwendung von NFC-Tags wird infolgedessen eine große Übersicht für das Inventarverzeichnis geschaffen. Die Strukturierung und Dokumentation werden durch diesen Prozess vereinfacht. NFC-Tags können die Daten eines Inventarisierungsgegenstandes speichern und diesen offline eindeutig beschreiben. Neben Objektbezeichnungen lassen sich jedoch auch Angaben zu Rechnungen und/ oder anderen objektspezifischen Informationen beschreiben, die notwendig für die Bestandsaufnahme sind. Neben der direkten Speicherung im Chip besteht zusätzlich die Möglichkeit eine Verknüpfung mit einem Online-Profil herzustellen. Das bedeutet, dass durch ein Online-Profil Inventarisierungsgegenstände näher charakterisierbar sind. Beispielsweise können Gegenstände, die gleich aussehen, durch NFC-Tags ganz simpel im Online-Profil unterschieden werden. Diese Verknüpfung macht es außerdem möglich, eine zentrale Sammlung aller Bestandsgegenstände vorzunehmen. Alle Daten und Informationen sind somit auf einem Blick sichtbar und können individuell abgerufen werden.

Zusammenfassend wird deutlich, dass eine Inventarisierung und die zentrale Verwaltung von Bestandsaufnahmen aufwendig sein können - jedoch essenziell für einzelne Unternehmen sind, um den Wert von Inventarisierungsgegenständen zu erfassen. NFC kann diesen Prozess vereinfachen, indem die Eindeutigkeit von NFC-Tags ausgenutzt wird. Diese können einzelne Daten und Informationen beispielsweise in Form von Aufklebern speichern und diese anschließend von einem Smartphone auslesen. Darüber hinaus ist durch die Verknüpfung eines Online-Profils möglich einzelne Gegenstände zu charakterisieren und eine online-verfügbare Sammlung der Bestandsaufnahme zu erstellen. Durch NFC wird letztlich die Strukturierung und die Dokumentation bei der Bestandsaufnahme vereinfacht.